Arbeitgeber sind unter bestimmten Umständen verpflichtet, Führerscheinkontrollen bei ihren Angestellten durchzuführen. Da Führerscheine personenbezogene Daten enthalten, sind dabei jedoch einige Regeln zu beachten. Doch wann genau muss kontrolliert werden? Und wer ist davon betroffen? In diesem Beitrag klären wir die wichtigsten Fragen.
Wann ist der Arbeitgeber zur Führerscheinkontrolle verpflichtet?
Im Berufsleben kann es notwendig sein, dass ein Arbeitgeber sicherstellt, dass seine Mitarbeiter über die erforderliche Fahrerlaubnis verfügen. Eine gesetzliche Pflicht zur regelmäßigen Kontrolle besteht zwar nicht, doch laut § 21 Abs. 1 Nr. 2 des Straßenverkehrsgesetzes (StVG) kann der Halter eines Fahrzeugs bestraft werden, wenn er zulässt, dass jemand ohne gültige Fahrerlaubnis das Fahrzeug führt. Ist der Arbeitgeber der Halter des Fahrzeugs, muss er sicherstellen, dass nur Personen mit der entsprechenden Fahrerlaubnis seine Fahrzeuge nutzen. Dies erfordert in der Regel eine Kontrolle der Führerscheine jener Beschäftigten, die Dienstfahrzeuge nutzen.
Gesetzliche Grundlage für die Führerscheinkontrolle
Führerscheine enthalten sensible personenbezogene Daten, wie bestimmte Schlüsselzahlen, die Rückschlüsse auf körperliche Einschränkungen der Inhaberin oder des Inhabers zulassen könnten. Diese Daten gelten als Gesundheitsdaten und fallen unter die besonderen Kategorien personenbezogener Daten gemäß Art. 9 Abs. 1 DSGVO. Eine Führerscheinkontrolle bedeutet somit die Verarbeitung dieser Daten, wofür eine rechtliche Grundlage erforderlich ist.
Gemäß Art. 26 Abs. 1 Satz 1 des Bundesdatenschutzgesetzes (BDSG) dürfen Beschäftigtendaten verarbeitet werden, wenn dies für die Begründung, Durchführung oder Beendigung eines Beschäftigungsverhältnisses erforderlich ist. Allerdings ist die Europarechtskonformität dieser Vorschrift umstritten. Stattdessen könnte Art. 6 Abs. 1 Satz 1 lit. b) DSGVO herangezogen werden, der die Datenverarbeitung erlaubt, wenn sie zur Erfüllung eines Vertrags, in diesem Fall des Arbeitsvertrags, erforderlich ist. Damit ist die Führerscheinkontrolle grundsätzlich datenschutzrechtlich zulässig, da der Arbeitgeber andernfalls strafrechtlich belangt werden könnte.
Exkurs: Führerscheinkontrollen im öffentlichen Dienst
Im öffentlichen Dienst ist die Verarbeitung von Beschäftigtendaten, einschließlich Führerscheinkontrollen, durch spezifische Vorschriften wie das Beamtenstatusgesetz oder Landesbeamtengesetze geregelt. Diese Gesetze erlauben die Verarbeitung personenbezogener Daten zu Zwecken der Personalverwaltung, was auch die Führerscheinkontrolle zur Erfüllung der Halterpflichten umfasst. Diese Regelungen gelten auch für Tarifbeschäftigte im öffentlichen Dienst.
Wie oft darf der Arbeitgeber den Führerschein kontrollieren?
Da ein Angestellter die Fahrerlaubnis verlieren oder ein Fahrverbot verhängt bekommen könnte, ist eine regelmäßige Kontrolle des Führerscheins sinnvoll. Doch wie oft ist dies zulässig? In der Praxis wird eine zweimalige Kontrolle pro Jahr als angemessen angesehen, es sei denn, besondere Umstände erfordern häufigere Überprüfungen. Bei Pool- oder Servicefahrzeugen, deren Nutzer häufig wechseln, kann es sinnvoll sein, bei jeder Fahrzeugausgabe die Fahrerlaubnis zu kontrollieren. In jedem Fall sollte ein Wiedervorlagesystem eingerichtet und die Kontrollen dokumentiert werden.
Darf der Arbeitgeber den Führerschein kopieren?
Grundsätzlich dürfen Arbeitgeber personenbezogene Daten ihrer Arbeitnehmer nur erheben und verarbeiten, wenn dies im Rahmen des Arbeitsverhältnisses notwendig und verhältnismäßig ist. Für die Dokumentation reicht es aus, die erforderlichen Angaben aus dem Führerschein zu erheben und zu speichern. Das Kopieren des Führerscheins ist meist nicht notwendig und daher datenschutzrechtlich unzulässig.
Müssen Angestellte an der Führerscheinkontrolle teilnehmen?
Angestellte sind im Rahmen ihrer Treuepflicht gegenüber dem Arbeitgeber verpflichtet, an der Führerscheinkontrolle mitzuwirken. Der Arbeitgeber hat ein Direktionsrecht gemäß § 106 GewO, dem § 315 BGB jedoch Grenzen setzt. Die Betroffenenrechte der Angestellten bleiben dabei bestehen.
Elektronische Führerscheinkontrolle: Wie funktioniert das?
Inzwischen gibt es verschiedene technische Lösungen zur elektronischen Führerscheinkontrolle, beispielsweise mittels Barcodes, RFID-Chips oder per App. Diese Methoden vereinfachen den Kontrollprozess, wobei dennoch höchste Sicherheitsstandards eingehalten werden müssen, insbesondere bei der Verarbeitung personenbezogener Daten durch externe Dienstleister.
Weitere Datenschutzregeln
Der Arbeitgeber muss neben technischen und organisatorischen Maßnahmen (TOM) auch das Prinzip der Datenminimierung beachten. Daten dürfen nur so lange gespeichert werden, wie es für den Verarbeitungszweck erforderlich ist. Anschließend müssen sie gelöscht werden, wobei gleichzeitig nachgewiesen werden muss, dass der Arbeitgeber seiner Halterpflicht nachgekommen ist.
Folgen bei Verweigerung der Führerscheinkontrolle
Sollte ein Angestellter die Führerscheinkontrolle verweigern, kann der Arbeitgeber dienstliche Anweisungen erteilen, um die Vorlage des Führerscheins zu erzwingen. Eine anhaltende Verweigerung kann zur Stilllegung des Dienstwagens, zu arbeitsrechtlichen Abmahnungen oder zur Kündigung der Vereinbarung zur Dienstwagenüberlassung führen. Mit dem Fortschritt der Technik wird die Kontrolle zwar einfacher, erfordert aber auch sorgfältige Auswahl und Pflege der eingesetzten Systeme.
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